September 2024 - Prototypefund16

1. Gruppencall am 21. Okober
by Prototype Fund 27 Sep '24

27 Sep '24

Liebe Prototypler*innen, /(English version below)/ / / Der erste Gruppencall wird am Montag, den 21. Oktober um 14 Uhr stattfinden. Wir wollen uns mit euch austauschen und euch die Gelegenheit geben, euch besser kennenzulernen, gegenseitig zu unterstützen und voneinander zu lernen. Es dürfen alle Teammitglieder teilnehmen, mindestens aber eines sollte dabei sein. Falls ausnahmsweise kein Teammitglied aus einem Projekt teilnehmen kann, meldet euch bitte so früh wie möglich bei uns. /Wie:/ In jedem Gruppencall werden 6-7 Projekte einen bestimmten Aspekt von ihrer Arbeit am Projekt vorstellen. Das können zum Beispiel Datenschutz 101, Zusammenarbeit mit großen OSS-Projekten oder Tipps zum Start einer Community ums Projekt sein. Die Projekte, die das nächste Mal präsentieren, sind: * FastLOGIC! * Nextcloud Atomic * OpenTrainTicketing * PodcastPlugins * Pseudify 2.0 * Tweasel for Web Wenn ihr Teil dieser Projekte seid, erhaltet ihr heute noch eine separate Mail von uns mit einem Vorschlag, über welches Thema ihr sprechen könnt und wie ihr euch vorbereiten könnt (Spoiler: nicht super viel). /Wann:/ Montag, 21. Oktober um 14:00 Uhr (Termin steht im Kalender) /Wo:/ _https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx_ <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> Für die Gruppencalls, genauso wie für alle anderen digitalen Treffen haben wir eine Meeting-Etikette, die ihr im Wiki finden könnt: _https://wiki.prototypefund.de/Meeting-Etikette_ <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> Wenn ihr Fragen habt, meldet euch immer gerne bei uns! Liebe Grüße Marie & Marie-Lena ------------------------------------------------------------------------ Dear Prototypers, The first group call will take place on Monday, October 21st at 2 pm. We want to exchange ideas with you and give you the opportunity to get to know each other better, support each other and learn from each other. All team members may attend, but at least one should be present. If, exceptionally, no team member from a project is able to attend, please let us know as early as possible. /How:/ In each group call, 6-7 projects will present a specific aspect of their work on the project. This could be, for example, data protection 101, collaboration with large OSS projects or tips for starting a community around the project. The projects presenting next time are: * FastLOGIC! * Nextcloud Atomic * OpenTrainTicketing * PodcastPlugins * Pseudify 2.0 * Tweasel for Web If you are part of these projects, you will receive a separate mail from us with a suggestion on what to talk about and how to prepare (spoiler: not that much). /When:/ Monday, October 21st at 2:00 pm (date is in the calendar) /Where:/ _https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx_ <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> For the group calls, as well as for all other digital meetings, we have a meeting etiquette that you can find on the wiki: _https://wiki.prototypefund.de/Meeting-Etikette_ <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> If you have any questions, don't hesitate to ask! Best, Marie & Marie-Lena -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fund prototypefund.de| @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. Singerstr. 109 | 10179 Berlin okfn.de | @okfde

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Reminder: Call Zahlungsanforderung, Reisekosten
by Prototype Fund 26 Sep '24

26 Sep '24

Liebe Prototypler*innen, /(English version below)/ tl;dr * Reminder: Call Zahlungsanforderung am 30. September * Reminder: Reisekosten müssen bis Ende diesen Monats per Post angekommen sein *Reminder: Call Zahlungsanforderung* Wir wissen, dass die erste Zahlungsaufforderung etwas überfordernd sein kann. Deswegen bietet der DLR-Projektträger an, euch in einem Videocall durch die Formulare zu führen. Der Call ist optional. /Wann/: Montag, 30. September, 14:00 Uhr (Termin steht im Kalender) /Wo/: _https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx_ <https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX> /Sprache/: Deutsch *Reminder Reisekosten* wir möchten euch kurz daran erinnern, dass die Reisekostenabrechnungen für den Kick-Off bis Ende diesen Monats bei uns per Post angekommen sein müssen. Wenn ihr sie vor dem Wochenende abschickt, sollten sie noch pünktlich bei uns ankommen. Hier könnt ihr nachlesen, wie ihr die Reisekostenabrechnung einreichen könnt: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten <https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten> *Wichtiger Hinweis:* Reisekosten, die nicht korrekt und pünktlich eingereicht oder nicht vorher mit uns besprochen wurden, können wir nicht erstatten. Wenn ihr beim Ausfüllen Fragen habt, könnt ihr uns gerne eine E-Mail oder auf Zulip dazu schreiben. Wenn ihr Fragen habt, meldet euch immer gerne bei uns! Liebe Grüße Marie & Marie-Lena ------------------------------------------------------------------------ Dear Prototypers, tl;dr * Reminder: call payment request on September 30th * Reminder: travel expenses must arrive by post by the end of the month *Reminder: Call payment request* We know that the first payment request can be a bit overwhelming. That is why DLR-Projektträger offers to guide you through the forms in a video call. The call is optional. /When/: Monday, September 30th, 2 pm (also in the calendar) /Where/: _https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx_ <https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX> /Language/: German *Reminder: travel expenses* We would like to remind you that the travel expense forms for the Demo Day must have arrived by post by the end of this month. If you send them off before this weekend, they should reach us on time. You can find out how to submit your travel expense forms here: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten <https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten> *Important note*: We cannot reimburse travel expenses that have not been submitted correctly and on time or discussed with us in advance. If you have any questions when completing the form, you are welcome to send us an e-mail or write to us on Zulip. If you have any questions, don't hesitate to ask! Best, Marie & Marie-Lena -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fund prototypefund.de| @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. Singerstr. 109 | 10179 Berlin okfn.de | @okfde

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Reminder Sprechstunde Superbloom + Hinweise zu Admin und Vernetzung
by Prototype Fund Projektbetreuung 17 Sep '24

17 Sep '24

Hallo liebe Prototypler*innen, *(English version below)* tl;dr 1. Reminder: Sprechstunde mit Superbloom zu User Testing 2. Neue Dokumente im Nextcloud-Ordner: ZA und Vernetzungstabelle 3. Hinweis: Veröffentlichungen brauchen das BMBF-Logo *Reminder: Sprechstunde mit Superbloom am Donnerstag* In den kommenden Monaten habt ihr zusätzlich zu den Coachings die Möglichkeit, euch in Sprechstunden mit Superbloom auf BigBlueButton mit Expert*innen über eure Projekte auszutauschen. Das Hauptthema für diese Sprechstunde ist das Thema *User Testing*. Wenn ihr möchtet, könnt ihr im Vorfeld schon einmal in diese Ressourcen reinschauen, die Superbloom mit uns geteilt hat: https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-… https://usable.itch.io/user-testing-can-be-fun-a-guide-for-oss-developers-a… Überlegt euch gerne vorher, welche Herausforderungen und Probleme euch gerade beschäftigen und bringt eure Fragen dazu mit! Ihr könnt auch weitere Fragen zu anderen Themen für die Coaches vorbereiten, die dann gestellt werden, wenn alle Fragen zum Hauptthema beantwortet sind. Egal, ob Designfragen wie Farben oder Layout, UX, Projekt-Image (Titel, Logo, Ansprache, usw.), Security und Design, oder wie man gute Textbausteine für User Interfaces schreibt (und noch viel mehr!): Das Team von Superbloom kann euch bei vielen Themen weiterhelfen. (Der Call ist optional.) *Wann*: Donnerstag, 19. September, 15:30 Uhr (Termin steht im Kalender) *Wo*: https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx *Sprache*: Englisch *Neue geteilte Dokumente: Zahlungsanforderung und Vernetzungstabelle* Seit letzer Woche findet ihr im Nextcloud-Ordner die Anleitung zum Zahlungsanforderung und die Vorlage für die Personalkostenberechnung: https://cloud.okfn.de/s/mCFWN23aDjkTBo8 Wie versprochen haben wir außerdem eine Vernetzungstabelle für euch vorbereitet. Dort findet ihr die Kontaktdaten, thematische Schwerpunkte und weitere Infos zu den Projekten aus eurer Runde. Ihr findet die Vernetzungstabelle ebenfalls im Nextcloud-Ordner. Wenn ihr mit Projekten aus früheren Runden in Kontakt treten wollt, könnt ihr euch gerne bei uns melden, wir können euch eine Mail-Vorstellung schicken. *Hinweis: Veröffentlichungen brauchen das BMBF-Logo* Wahrscheinlich habt ihr es im Zuwendungsbescheid schon gelesen, aber hier nochmal der Hinweis, das alle Veröffentlichungen von eurem Projekt offiziell das BMBF-Logo zeigen sollten. - Nutzt die BMBF-Logos bei Veröffentlichungen (z.B. auf Webseiten, GitHub-Repos, Flyern, usw.). Die Logos findet ihr hier: https://www.bmbf.de/bmbfservice/4607.php (Benutzername: "zuwendungs-info", Passwort: "bmbf2006"). - Eure Projektwebsite mit dem BMBF-Logo muss an eure DLR-PT-Ansprechpartner*innen zur Abnahme geschickt werden. - Wissenschaftliche Artikel müssen Open Access sein oder nach einer 12-monatigen Embargofrist frei zugänglich gemacht werden. Die Anleitung findet ihr außerdem nochmal im Wiki: https://wiki.prototypefund.de/Zuwendungsbescheid Wenn ihr Fragen habt, meldet euch immer gerne bei uns! Liebe Grüße Marie-Lena & Marie ------------------------------ Dear Prototypers, tl;dr 1. Reminder: Superbloom consultation hour on user testing 2. New shared documents: payment request and networking table 3. Note: Publications need the BMBF logo *Reminder: Superbloom consultation hour on Thursday* In addition to the coaching sessions, you will have the opportunity to discuss your projects with experts during consultation hours with Superbloom on BigBlueButton over the next few months. The main topic for these consultation hours is *user testing*. If you want, you can take a look at these resources that Superbloom has shared with us in advance: https://superbloom.design/learning/blog/how-to-test-software-for-usability-… https://usable.itch.io/user-testing-can-be-fun-a-guide-for-oss-developers-a… Please think about the challenges and problems you are currently dealing with and bring your questions with you! You can also prepare further questions on other topics for the coaches, which will be asked when all questions on the main topic have been answered. Whether you have design questions such as colors or layout, UX, project image (title, logo, address, etc.), security and design, or how to write good text modules for user interfaces (and much more!): the Superbloom team can help you with many topics. (The call is optional.) *When:* Thursday, September 19th, 3.30 pm (appointment is in the calendar) *Where:* https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx *Language:* English *New shared documents: payment request and networking table* Since last week, you can find instructions for requesting payments and a template for calculating personnel costs in the Nextcloud folder: https://cloud.okfn.de/s/mCFWN23aDjkTBo8 As promised, we have also prepared a networking table for you. There you will find the contact details, thematic priorities and further information on the projects from your round. You can find the networking table in the Nextcloud folder as well. If you would like to get in touch with projects from previous rounds, please feel free to contact us and we can send you an email introduction. *Note: Publications need the BMBF logo* You probably already read it in the funding notification (Zuwendungsbescheid), but here is a reminder that all official publications from your project should show the BMBF logo. - Use the BMBF logos in publications (e.g. on websites, GitHub repos, flyers, etc.). You can find the logos here: https://www.bmbf.de/bmbfservice/4607.php (user name: “zuwendungs-info”, password: “bmbf2006”). - Your project website with the BMBF logo must be sent to your DLR-PT contact person for approval. - Scientific articles must be open access or made freely available after a 12-month embargo period. You can also find the instructions in the wiki: https://wiki.prototypefund.de/Zuwendungsbescheid If you have any questions, don't hesitate to ask! Best, Marie-Lena & Marie -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fundprototypefund.de | @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. Singerstr. 109 | 10179 Berlinokfn.de | @okfde

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Reminder Sprechstunde, Kick-Off-Formular & Infos zu weiteren Calls
by Prototype Fund Projektbetreuung 09 Sep '24

09 Sep '24

Hallo liebe Prototypler*innen, *(English version below)* tl;dr 1. Reminder: Onboarding-Sprechstunde morgen 2. Reminder: Kick-Off-Formular bis heute ausfüllen 3. Sprechstunde mit Superbloom: User Testing 4. Call Zahlungsanforderung *Reminder: Kick-Off-Formular* Beantwortet bitte die Fragen im Kick-Off-Formular noch *bis heute* (*Montag, den 9. September)*. Das Formular findet ihr hier: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX. *Reminder: Optionale Onboarding-Sprechstunde* Nach dem Kick-Off sind noch Fragen offen geblieben? Kommt gerne in unsere freiwillige Onboardingsprechstunde, wo wir alles Weitere klären können, damit ihr einen guten Start in die Förderzeit habt. *Wann*: Dienstag, 10. September, 14:00 Uhr (Termin steht im Kalender) *Wo*: BBB, https://meet.prototypefund.de/user/mar-rnr-eco-ftt *Sprechstunde mit Superbloom* In den kommenden Monaten habt ihr zusätzlich zu den Coachings die Möglichkeit, euch in Sprechstunden mit Superbloom auf BigBlueButton mit Expert*innen über eure Projekte auszutauschen. Das Hauptthema für diese Sprechstunde ist das Thema *User Testing*. Ihr könnt auch weitere Fragen für die Coaches vorbereiten, die dann gestellt werden, wenn alle Fragen zum Hauptthema beantwortet sind. Egal, ob Designfragen wie Farben oder Layout, UX, Projekt-Image (Titel, Logo, Ansprache, usw.), Security und Design, oder wie man gute Textbausteine für User Interfaces schreibt (und noch viel mehr!): Das Team von Superbloom kann euch bei vielen Themen weiterhelfen. Überlegt euch gerne vorher, welche Herausforderungen und Probleme euch gerade beschäftigen und bringt eure Fragen dazu mit! (Der Call ist optional.) *Wann*: Donnerstag, 19. September, 15:30 Uhr (Termin steht im Kalender) *Wo*: https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> *Sprache*: Englisch *Call Zahlungsanforderung* Wir wissen, dass die erste Zahlungsaufforderung etwas überfordernd sein kann. Deswegen bietet daer DLR-Projektträger an, euch in einem Videocall durch die Formulare zu führen. Der Call ist optional. *Wann*: Montag, 30. September, 14:00 Uhr (Termin steht im Kalender) *Wo*: *https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx* <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> *Sprache*: Deutsch Wenn ihr Fragen habt, meldet euch immer gerne bei uns! Liebe Grüße Marie-Lena & Marie ------------------------------ Dear Prototypers, tl;dr 1. Reminder: Onboarding call tomorrow 2. Reminder: Kick-off-form due today 3. Superbloom consultation hour: user testing 4. Call payment request *Reminder: kick-off form* Please answer the questions in the kick-off-form *by today (Monday, September 9th)*. You can find the form here: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX. *Reminder: optional onboarding call tomorrow* Do you still have questions after the kick-off? Feel free to come to our optional onboarding call, where we can clarify everything else so that you have a good start to the funding period. *When*: Tuesday, September 10th, 2 pm (you can find it in the calendar) *Where*: BBB, https://meet.prototypefund.de/user/mar-rnr-eco-ftt *Superbloom consultation hour* In addition to the coaching sessions, you have the opportunity to talk to experts about your projects in consultation hours with Superbloom on BigBlueButton. The main topic for this consultation hour is *user testing*. You can also prepare additional questions for the coaches, which will be asked once all questions on the main topic have been answered. Whether design questions such as colours or layout, UX, project image (title, logo, approach, etc.), security and design, or how to write good text modules for user interfaces (and much more!): Superbloom's team can help you with many topics. Please think about the challenges and problems you are currently facing and bring your questions to the call! (The call is optional.) *When*: Thursday, September 19th, 3.30 pm (you can find it in the calendar as well) *Where*: https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx *Language*: English *Call payment request* We know that the first payment request can be a bit overwhelming. That is why DLR-Projektträger offers to guide you through the forms in a video call. The call is optional. *When*: Monday, September 30th, 2 pm (also in the calendar) *Where*: *https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx* <https://meet.prototypefund.de/user/mar-gez-8by-idx> *Language*: German If you have any questions, don't hesitate to ask! Best, Marie-Lena & Marie -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fundprototypefund.de | @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. Singerstr. 109 | 10179 Berlinokfn.de | @okfde

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Änderung der Reisekostenabrechnung bzgl. City Tax
by Prototype Fund Projektbetreuung 04 Sep '24

04 Sep '24

Liebe Prototypler*innen, *(English version below)* wir wurden von euch darauf hingewiesen, dass die City Tax seit dem 1. April 2024 auch auf geschäftliche Übernachtungen in Berlin gilt ( https://www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/informationen-fuer-steuerzahler-…) Daher übernehmen wir bei euren Reisekostenabrechnungen auch die City Tax. Das Wiki habe ich entsprechend angepasst: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten Solltet ihr beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung weitere Fragen haben, die das Wiki nicht beantwortet, meldet euch gerne kurz bei uns! Liebe Grüße Marie-Lena & Marie -- Dear prototypers, We have been made aware by you that the City Tax also applies to business stays in Berlin as of April 1st, 2024 (https://www.berlin.de/sen/finanzen/steuern/informationen-fuer-steuerzahler-…) We will therefore also reimburse the City Tax as part of your travel expense reports. I have updated the wiki accordingly: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten If you have any further questions that the wiki doesn't answer when completing your travel expense report, please get in touch with us! Best Marie-Lena & Marie -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fundprototypefund.de | @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. Singerstr. 109 | 10179 Berlinokfn.de | @okfde

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Post-Kick-Off und Onboarding-Infos
by Prototype Fund Projektbetreuung 02 Sep '24

02 Sep '24

Hallo liebe neue Prototypler*innen, *(English version below)* der Kick-Off-Workshop mit euch war wunderbar und jetzt kann es mit vollem Elan losgehen! tl;dr: 1. Formulare vom DLR-PT unterschreiben & zurücksenden 2. *Bis 9. September* Kickoff-Formular ausfüllen 3. Montags-Updates 4. Reisekosten 5. Geteilte Dokumente 6. Onboarding-Infos im Wiki 7. Optionale Onboarding-Sprechstunde am 10. September Hier noch einige wichtige administrative Infos zum Ablauf der Förderung und zur Kommunikation mit uns. *Euer Förderbescheid* Ihr bekommt einen dicken Umschlag vom Projektträger DLR oder habt ihn schon bekommen. Darin befindet sich der Zuwendungsbescheid. Einzelpersonen sowie im Fall einer GbR deren Geschäftsführer*in erhalten weitere wichtige Dokumente. Zwei davon, nämlich eure Empfangsbestätigung und euren Antrag auf Zugang zu Profi Online (zum Berechnen der Stundenzettel), druckt ihr bitte aus und schickt sie unterschrieben zurück an den DLR-Projektträger. *Kickoff-Formular* Beantwortet bitte die Fragen im Kick-Off-Formular bis *Montag, den 9. September*. Das Formular findet ihr hier: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX *Eure Montags-Updates* Für die Auswertung unserer Förderziele, zum Erfassen für euch selbst und weil es uns wirklich interessiert, erwarten wir von euch jeden zweiten Montag bis 14 Uhr ein Update. Das könnt ihr uns im Rundenstream im Chat (Zulip) oder E-Mail schicken. Am besten macht ihr euch dafür eine Erinnerung in euren Kalender. Folgende Fragen sollten darin beantwortet werden: - Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht): - Doing (Das machen wir diese und nächste Woche): - Motivations & challenges (Das motiviert/bremst uns gerade): Der Start dafür ist *am 9. September bis 14 Uhr* - auch wenn die ersten Updates wahrscheinlich sehr kurz werden ;) *Reisekosten* Hier könnt ihr nachlesen, wie ihr die Reisekostenabrechnung einreichen könnt: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten <https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten> Wichtiger Hinweis: Reisekosten, die nicht korrekt eingereicht oder nicht vorher mit uns besprochen wurden, können wir nicht erstatten. Wenn ihr Fragen habt, könnt ihr das Thema gerne im Onboarding-Call ansprechen oder uns eine E-Mail dazu schicken. Die Reisekostenabrechnungen müssen bis zum 30. September postalisch bei uns im Büro eingegangen sein. *Geteilte Dokumente* In dem Online-Ordner, den wir mit euch teilen, laden wir heute bzw. in den nächsten Tagen neue Dokumente hoch: https://cloud.okfn.de/s/mCFWN23aDjkTBo8 Dort findet ihr: - Prototype Fund Slides vom Kick-Off - Superbloom Slides - Profi-Online-Manual (DLR) (kommen später) - Hinweise zum Mittelabruf (DLR) - Stundenzettel (DLR) (kommen später) Außerdem ist auf Nextcloud der Kalender für eure Runde, in dem alle wichtigen Termine stehen. Wir bitten euch, den Kalender zu abonnieren, damit ihr keine wichtigen Termine verpasst. Hier ist der Link zum Kalender für Runde 16: https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW/dayGridMonth/now *Wiki-Seite zum Onboarding* Zu allen Themen rund ums Onboarding haben wir außerdem eine Wiki-Seite: https://wiki.prototypefund.de/Onboarding. Dort könnt ihr alles nochmal im Detail nachlesen und findet Links zu anderen hilfreichen Wiki-Seiten. *Optionale Onboarding-Sprechstunde* Nach dem Kick-Off oder beim Lesen dieser Mail und des Wikis sind noch Fragen offen geblieben? Kommt gerne in unsere freiwillige Onboardingsprechstunde, wo wir alles Weitere klären können, damit ihr einen guten Start in die Förderzeit habt. *Wann*: 10. September, 14 Uhr *Wo*: BBB, https://meet.prototypefund.de/user/mar-rnr-eco-ftt Liebe Grüße und viel Erfolg beim Start in die Förderung, Marie-Lena, Marie und Team Prototype Fund ------------------------------ Hello dear new prototypers! the kick-off workshop with you was amazing and we can now start with plenty of enthusiasm! tl;dr: 1. Forms from the DLR to sign & send back 2. Fill the kick-off form *by September 9th* 3. Monday updates 4. Travel expenses 5. Shared documents 6. Wiki page on onboarding 7. Optional Onboarding call on September 10th Here there is some additional important administrative information on the course of the funding and communication with us. *Your funding notification* (*Zuwendungsbescheid*) You will receive or have already received a thick envelope from the DLR project carrier. In it you will find the funding notification. Individuals and, in the case of a GbR, the managing director will receive other important documents. Please print out two of them, namely your confirmation of receipt (*Empfangsbestätigung*) and your application for accessing Profi Online (for calculating timesheets), and sign them and send them back to the DLR project carrier. *Kick-off form* Please answer the questions in the kick-off form *by Monday, September 9th*. You can find the form here: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/BiwJe9bM3jxAL4a2AFX8XcbX *Your Monday updates* For the evaluation of our funding goals, to keep a record for yourselves and because are really interested in them, we expect an update from you every second Monday until 2 pm. You can send it to us via this round's stream in the chat (Zulip) or e-mail. The best way to go is to put a reminder in your calendar. The following questions should be answered in it: - Done (This is what we did in the last two weeks): - Doing (This is what we will do this and the following week): - Motivations & challenges (This is motivating/braking us): *The first one is due on September 9th, 2pm* - we expect it will be a short one as the funding time just started ;) *Travel expenses* Here you can read everything about how to send us the travel expenses forms: https://wiki.prototypefund.de/Reisekosten <https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten>. Please note that travel expenses that have not been filed properly or not been discussed with us previously, they will not be reimbursed. If you have any questions, feel free to bring up the topic in the onboarding call or send us an email. Travel expense reports have to reach our office by mail by September 30th. *Shared documents* Today and in the next days we are adding new documents to the online folder that is shared with you: https://cloud.okfn.de/s/mCFWN23aDjkTBo8 You will find the following documents: - Prototype Fund Slides from kick-off - Superbloom Slides - Profi-Online-Manual (DLR) - Notes on the call for funds - *Mittelabruf* (DLR) (will be added later) - Timesheets - *Stundenzettel* (DLR) (will be added later) The calendar for your round is also on Nextcloud and contains all the important dates. We ask you to subscribe to the calendar so that you don't miss any important dates. Here is the link to the calendar for round 16: https://cloud.okfn.de/apps/calendar/p/ofA2FZBPPF5Lk5xW/dayGridMonth/now *Wiki page on onboarding* We also have a wiki page on all topics relating to onboarding: https://wiki.prototypefund.de/Onboarding. There you can read everything in detail and find links to other helpful wiki pages. *Optional onboarding call* Do you still have questions after the kick-off or after reading this e-mail and the wiki? Feel free to come to our optional onboarding call, where we can clarify everything else so that you have a good start to the funding period. *When*: September 10th, 2 pm *Where*: BBB, https://meet.prototypefund.de/user/mar-rnr-eco-ftt Best regards and best of luck for the start of your funding, Marie, Marie-Lena and the Prototype Fund Team -- Marie Kreil (she/her), Co-Director Marie-Lena Wiese (she/her), Program Manager Prototype Fundprototypefund.de | @PrototypeFund@mastodon.social Open Knowledge Foundation Deutschland e.V. 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