Hallo liebe neue Prototypler*innen, (English below) der Kick-Off-Workshop mit euch war wunderbar und jetzt kann es mit vollem Elan losgehen! TL/DR: 1. Formulare vom DLR 2. Bis 11. September Kickoff-Formular ausfüllen 3. Onboarding-Calls am Montag und Dienstag 4. Mailing-Liste und Zulip Chat 5. Updates und Fortschritte 6. Reisekosten 7. Geteilte Dokumente Hier noch einige wichtige administrative Infos zum Ablauf der Förderung und zur Kommunikation mit uns. In dem Online-Ordner, den wir mit euch teilen, haben wir die neuen Dokumente hinzugefügt. https://cloud.okfn.de/s/rCKSywEPPtoJp9e 1. Euer Förderbescheid Ihr bekommt einen dicken Umschlag vom Projektträger DLR oder habt ihn schon bekommen. Darin befindet sich der Zuwendungsbescheid. Einzelpersonen sowie im Fall einer GbR deren Geschäftsführer*in erhalten weitere wichtige Dokumente. Zwei davon, nämlich eure Empfangsbestätigung und euren Antrag auf Zugang zu Profi Online (zum Berechnen der Stundenzettel), druckt ihr bitte aus und schickt sie unterschrieben zurück an den DLR-Projektträger. 1. Kickoff-Formular Beantwortet bitte die Fragen im Kick-Off-Formular bis Montag, den 11. September. Das Formular findet ihr hier: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/S5jgN9eS6GwdcsEPQQzATfbj 1. Onboarding-Calls Am Montag und Dienstag finden die Onboarding-Calls statt. Dafür habt ihr heute die Termine gebucht, ihr habt heute auch eine Kalendereinladung von uns bekommen (wenn nicht, meldet euch asap!). In dem Call führt euch eine Projektbetreuuerin durch die bereitgestellten Dokumente und die wichtigen Schritte der nächsten sechs Monate. Und es ist natürlich auch eine Gelegenheit, uns gegenseitig besser kennenzulernen! Es ist gut, wenn das gesamte Team an dem Onboarding-Call teilnimmt. 1. Kommunikation mit uns Zur Kommunikation benutzen wir zwei (selbst gehostete) Tools. *Mailingliste*: Wenn ihr noch nicht angemeldet seid, bitte meldet euch *alle* unter folgendem Link an: https://mlists.okfn.de/cgi-bin/mailman/listinfo/prototypefund14 Über diese Liste schicken wir ausschließlich wichtige Informationen und Termine. Bitte achtet darauf, dass diese E-Mails nicht in eurem Spam-Ordner landen. *Zulip Chat* Bitte meldet euch bei uns, wenn ihr eine Einladung für den Chat haben möchtet. Stellt euch bitte kurz im Kanal “#general” vor und schreibt, zu welchem Projekt ihr gehört. Alle Projekte dieser Runde kommen im Kanal “#prototypefund14” zusammen. Der Chat steht allen geförderten Projekten und deren unmittelbaren Netzwerken zur Verfügung und dient zum Austausch, Erfragen und Anbieten von Unterstützung und zur schnellen Kommunikation mit uns. 1. Eure Updates Für die Auswertung unserer Förderziele, zum Erfassen für euch selbst und weil es uns wirklich interessiert, erwarten wir von euch jeden zweiten Montag bis 14 Uhr ein Update. Das könnt ihr uns per Chat oder E-Mail schicken. Am besten macht ihr euch dafür eine Erinnerung in euren Kalender. Folgende Fragen sollten darin beantwortet werden: - Done (Das haben wir in den letzten zwei Wochen gemacht): - Doing (Das machen wir diese und nächste Woche): - Motivations & challenges (Das motiviert/bremst uns gerade): Der Start dafür ist am 11. September - auch wenn die ersten Updates wahrscheinlich sehr kurz werden ;) Zudem werden wir aller vier Wochen einen verpflichtenden Audio-Call halten. Die Einladung für die Calls erfolgt über die Mailingliste. Es reicht, wenn ein Teammitglied teilnimmt, aber ihr seid natürlich alle willkommen, euch dem Call anzuschließen. Achtung: Calls ersetzen nicht die Montags-Updates – auch an Tagen, an denen wir Calls haben, brauchen wir eure Updates. 1. Reisekosten Hier könnt ihr nachlesen, wie ihr die Reisekostenabrechnung einreichen könnt: https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten Wichtiger Hinweis: Reisekosten, die nicht korrekt eingereicht oder nicht vorher mit uns besprochen wurden, können wir nicht erstatten. Wenn ihr Fragen habt, könnt ihr das Thema gerne in eurem Onboarding-Call ansprechen oder uns eine E-Mail dazu schicken. 1. Geteilte Dokumente Im Nextcloud-Ordner haben wir folgende Dokumente hinzugefügt - Prototype Fund Slides - Superbloom Slides (kommen später) - Profi-Online-Manual (DLR) - Hinweise zum Mittelabruf (DLR) - Stundenzettel (DLR) Und wir haben auch eine Bitte an euch – die aktuelle Bewerbungsrunde für den Prototype Fund läuft bis Ende September. Wir würden uns riesig über eure Unterstützung beim Verbreiten des Aufrufs freuen! Wenn ihr Leute, Communities, Mailinglisten und Teams kennt, die auch für eine Prototype-Fund-Förderung infrage kommen oder die ihr gerne gefördert sehen würdet,leitet ihnen bitte den aktuellen Aufruf weiter: https://prototypefund.de/eine-neue-runde-open-source-foerderung/ Liebe Grüße und viel Erfolg beim Start in die Förderung, Marie, Francesca und Team Prototype Fund ------------------------------ English version: Hello dear new prototypers! the Kick-Off workshop with you was amazing and we can now start with plenty of enthusiasm! TL/DR: 1. Forms from the DLR 2. Fill the Kick-Off form until September 11th 3. Onboarding calls on Monday and Tuesday 4. Mailinglist and Zulip chat 5. Updates und progress 6. Travel expenses 7. Shared documents Here there is some additional important administrative information on the course of the funding and communication with us. We have added new documents to the online folder that is shared with you: https://cloud.okfn.de/s/rCKSywEPPtoJp9e 1. Your funding notification (*Zuwendungsbescheid*) You will receive or have already received a thick envelope from the DLR project carrier. In it you will find the funding notification. Individuals and, in the case of a GbR, the managing director will receive other important documents. Please print out two of them, namely your confirmation of receipt (*Empfangsbestätigung*) and your application for accessing Profi Online (for calculating timesheets), and sign them and send them back to the DLR project carrier. 1. Kickoff-Formular Please answer the questions in the Kick-Off form by September 11th. You can find the form here: https://cloud.okfn.de/apps/forms/s/S5jgN9eS6GwdcsEPQQzATfbj 1. Onboarding-Calls We are organizing onboarding calls on Monday and Tuesday - you have booked an appointment for your onboarding call during the Kick-Off workshop and we have already sent you a calendar invitation (if not, please contact us asap!). In the call, a program manager will guide you through the documents provided and the important steps for the next six months. And of course, it's also an opportunity to get to know each other better! It's advisable that the whole team participates in the onboarding call. 1. Communication with us We use two self-hosted communication tools. Mailing list: If you haven't registered yet, please register all (not only one team member!) now through this link: https://mlists.okfn.de/cgi-bin/mailman/listinfo/prototypefund14. We only send important information and dates via this list. Please make sure that these emails do not end up in your spam folder. *Zulip Chat*: Please email us to get an account on our Zulip chat platform. Once you have the account, please introduce yourself briefly in the channel "#general" and write which project you belong to. All projects of this round come together in the channel "#prototypefund14". The chat is available to all funded projects and their immediate networks and is used to exchange, ask for and offer support and to communicate with us quickly. 1. Your Updates For the evaluation of our funding goals, to keep a record for yourselves and because are really interested in them, we expect an update from you every second Monday until 2 pm. You can send it to us via chat or e-mail. The best way to go is to put a reminder in your calendar. The following questions should be answered in it: - Done (This is what we did in the last two weeks): - Doing (This is what we will do this and the following week): - Motivations & challenges (This is motivating/braking us): The first one is due on September 11th - we expect it will be a short one as the funding time just started ;) In addition, we will hold a* compulsory* call every four weeks. The invitation for the calls will be done via the mailing list. It is enough if one team member participates, but of course you are all welcome to join. Note: Calls do not replace Monday updates - we need your updates even on days when we have calls. 1. Travel expenses Here you can read everything about how to send us the travel expenses forms: https://wiki.prototypefund.de/index.php?title=Reisekosten. Please note that travel expenses that have not been filed properly or not been discussed with us previously, they will not be reimbursed. If you have any questions, feel free to bring up the topic in your onboarding call or send us an email. 1. Shared documents In the Nextcloud folder we have added the following documents: - Prototype Fund Slides - Superbloom Slides (will be added later) - Profi-Online-Manual (DLR) - Notes on the call for funds - *Mittelabruf* (DLR) - Timesheets - *Stundenzettel* (DLR) And we also have a request for you - the current application round for the Prototype Fund runs until the end of September. We would love your support in spreading the word! If you know people, communities, mailing lists and teams that are also eligible for a Prototype Fund grant or that you would like to see funded, please forward them the current call: https://prototypefund.de/eine-neue-runde-open-source-foerderung/ Best regards and best of luck for the start of your funding, Marie, Francesca and the Prototype Fund Team